Decyzja o rozpoczęciu projektu IT to dopiero początek. Kluczowym krokiem jest wycena, która pozwala określić, ile będzie kosztować jego realizacja. Nie ma tu miejsca na zgadywanie – wszystko musi być precyzyjnie rozpisane. Jak więc wygląda profesjonalna wycena w software house? Oto etapy, przez które przechodzimy, zanim przedstawimy finalną ofertę.
Każdy projekt zaczyna się od pierwszego kontaktu. Jeśli masz standardową stronę internetową, sklep online, czy prostą automatyzację, możesz samodzielnie skorzystać z konfiguratora dostępnego na naszej stronie. 90% typowych projektów da się w ten sposób oszacować od ręki.
Co jednak, jeśli masz coś bardziej zaawansowanego? W takim przypadku zgłaszasz zapytanie, a my dokonujemy wstępnej wyceny. Korzystamy z wcześniejszych realizacji o podobnych założeniach i przedstawiamy szacunkowy koszt w formie widełek. Na tym etapie różnica w przedziale wyceny może wynosić od 30% do nawet 50%.
Jeśli projekt jest bardziej skomplikowany lub niejasny, zapraszamy Cię na rozmowę. Spotkanie trwa około godziny, odbywa się online, a jego celem jest doprecyzowanie wymagań oraz omówienie kluczowych funkcjonalności.
Jeżeli po pierwszej rozmowie wszystko jest jasne, przechodzimy do drugiego etapu – rozmowy z naszym zespołem technicznym. To moment, w którym wchodzimy głębiej w szczegóły technologiczne. Programiści analizują sposób działania systemu, określają wymagania infrastrukturalne i dobierają najlepsze rozwiązania.
Celem tego etapu jest zawężenie widełek kosztowych. Na podstawie tej analizy zmniejszamy zakres rozbieżności do 10-30%. Odpowiadamy na pytania typu:
Dopiero po tej fazie mamy solidne podstawy do stworzenia bardziej precyzyjnej wyceny.
Ostatnim etapem są warsztaty projektowe. To moment, w którym rozrysowujemy schematy, przepływy informacji i makiety systemu. Analizujemy każdy aspekt, aby uniknąć niespodzianek na późniejszym etapie wdrożenia.
Podczas warsztatów tworzymy:
Warsztaty mogą trwać od kilku do kilkunastu godzin i są kluczowe dla doprecyzowania finalnej wyceny. Po tym etapie klient dostaje tydzień na przeanalizowanie dokumentacji, a my przygotowujemy ostateczną ofertę.
Tak! Wczesne oszacowanie kosztów oszczędza mnóstwo czasu i pozwala uniknąć rozczarowań. Nie ma sensu angażować się w wielogodzinne warsztaty, jeśli budżet klienta jest znacząco niższy od rzeczywistych kosztów realizacji.
Naszym celem jest maksymalnie precyzyjne określenie kosztów i harmonogramu prac. Wycena nie tylko podaje kwotę, ale także wskazuje model finansowania projektu – czy to miesięczne płatności, czy rozłożenie budżetu na etapy.
Dzięki temu procesowi eliminujemy niedopowiedzenia i przyspieszamy start realizacji. Jeśli masz pomysł na projekt IT i chcesz poznać jego realne koszty – skorzystaj z naszego narzędzia wycenowego lub skontaktuj się z nami bezpośrednio!
Decyzja o realizacji projektu IT to pierwszy krok, ale zanim prace ruszą pełną parą, konieczna jest rzetelna wycena. Proces ten pozwala określić budżet, zakres prac oraz przewidywany czas realizacji. W naszym software house każdy projekt przechodzi przez jasno określone etapy, które eliminują niepewność i pomagają w precyzyjnym określeniu kosztów.
W tym FAQ przedstawiamy kluczowe informacje dotyczące wycen projektów IT, odpowiadając na najczęściej zadawane pytania. Dowiesz się, jak przebiega proces wyceny, jakie informacje są niezbędne do jej przeprowadzenia oraz jak uniknąć typowych pułapek związanych z szacowaniem kosztów.
Proces wyceny w naszym software house składa się z trzech kluczowych etapów:
Wstępna wycena opiera się na podobnych projektach realizowanych wcześniej. Jest przedstawiana w formie widełek, które początkowo mogą mieć rozbieżność do 50%, a w kolejnych etapach są zawężane.
Czas wyceny zależy od skomplikowania projektu:
Aby wycena była jak najdokładniejsza, warto przygotować:
Możliwe modele finansowania obejmują:
Cześć! Witajcie na podsumowaniu kolejnego tygodnia. Pogoda nas nie rozpieszcza przez cały tydzień, ale to nie stoi na przeszkodzie, żeby łapać nowe i ciekawe projekty. I znowu pozgłaszały się osoby, którym trzeba było po wyceniać. Czasami takie wyceny na razie w ogóle jakiego są rzędu wielkości rozpoczęcia jakiegoś tam projektu IT z nami, a czasami są to już bardzo szczegółowe prośby o rozpisanie konkretnych kosztów, konkretnych realizacji. Stwierdziłem, że fajnie by było opowiedzieć w ogóle w jakich etapach, jak powstają wyceny u nas w firmie, bo jak wiadomo każda firma ma swoje etapy wycen, ma swój flow, swój proces wycen. My też taki mamy. No i w dzisiejszym filmie pokrótce Wam o tym opowiem, jeżeli chcecie zacząć z nami realizować jakikolwiek projekt. Czy to jest prosta strona internetowa, sklep internetowy, jakiś panel, jakaś automatyzacja czy coś niestandardowego, to w pierwszej kolejności zapraszam na PCLab.pl. W prawym górnym rogu strony macie przycisk Wyślij projekt, który przeniesie Was do całego modułu do robienia wycen. 90% wszystkich standardowych projektów będziecie w stanie tam samodzielnie wycenić. Przy standardowych realizacjach te koszty, które tam są pokazane praktycznie się nie zmieniają. Natomiast jeżeli macie jakieś spersonalizowane wymagania, jakąś automatyzację niestandardowe do zrobienia, jakieś opcje, które nie są do wyklikania w konfiguratorze, no to oczywiście możecie je wpisać w uwagi. A jeżeli macie coś totalnie niestandardowego pomysł jedyny w swoim rodzaju, no to wiadomo, że po prostu w ogóle korzystacie najprawdopodobniej z formularza kontaktowego, albo po prostu z telefonu do mnie i rozmawiamy, omawiamy projekt i lecimy dalej. Więc pierwszym etapem jest na pewno kontakt. Jeżeli to jest projekt w miarę standardowy, to pierwszą wstępną wycenę uzyskujecie na stronie pixel.pl. Wysyłacie zapytanie po tym jak takie zapytanie od Was otrzymam. W pierwszej kolejności od razu staram się Wam dać wstępną wycenę. Bardzo mocno wstępną, na zasadzie podobne projekty, które były podobnie opisane z podobnymi założeniami założeniami zrealizowaliśmy w takim i takim budżecie. Najczęściej to jest przedstawiona taka wycena, jest przedstawiona pod postacią widełek. I te widełki mają rozbieżność między 30 a 50%. Najczęściej w okolicach 30%. Natomiast tutaj, przy bardzo ogólnych opisach projektów, te rozbieżności, te widełki są między 30 a 50%. Oczywiście, jeżeli tylko mogę, jeżeli wszystko jest opisane w sposób dla mnie jasny i zrozumiały, jestem Wam w stanie już od razu przedstawić wstępną wycenę. No to to oczywiście czynię. Jeżeli nie, no to w pierwszym mailu dostajecie tylko i wyłącznie zaproszenie na spotkanie, żeby omówić spotkanie. Trwa około godziny, ma postać wideo rozmowy, tak, żebyśmy mogli udostępnić sobie ekran, pokazać przykłady, omówić na podstawie Waszej branży, na podstawie przez nas realizowanych projektów. Po takiej pierwszej rozmowie ze mną otrzymujecie maila z wyceną. Jeżeli mieliście jakąkolwiek wycenę ode mnie wcześniej, zostaje ona albo potwierdzona, albo zawężona już w zależności od tego, na jakim etapie i jaka rozpiętość była pierwszych szacunków. W mailu tym najczęściej przekazuję również informację o czasie realizacji takiego projektu. Czy taki projekt najczęściej trwa? 3 miesiące, pół roku, 9 miesięcy, a może jeszcze dłużej? A jeżeli te wstępne szacunki są ok, to przechodzimy, można powiedzieć, do drugiego etapu, kiedy to do rozmów zapraszane są z naszej strony, ze strony Pixela, ze strony software house'u. Osoby techniczne zadają być może jeszcze raz te same pytania, które ja już zadałem, natomiast pogłębiają je od takiej strony bardziej technologicznej. Jak to będzie rozwiązane, jak coś ma działać, jakie są podwaliny założeń, powiedziałbym nie tyle stricte biznesowych, a coraz bardziej technicznych. Natomiast nie musicie znać dokładnie wszystkich szczegółów, jak działa Wasz system, jak działają poszczególne funkcje, poszczególne moduły. Rozmowa z osobami technicznymi jest niezbędna jako dopełnienie tej części project managerskiej, którą ja prowadzę, tak żeby już tą wycenę po tym drugim etapie można było zawęzić właśnie już między 10 a 30%, Więc schodzimy z tego zawężenia 30, 50 do 10 30%. Pozostaje etap trzeci, ostatni, gdzie przechodzimy przez warsztaty, rozrysowujemy różnego rodzaju widoki, różnego rodzaju przepływy informacji, tak żeby powstała taka pajęczyna powiązań. Wrzucam Wam kilka przykładowych dashboardów. Co powstaje podczas takich warsztatów? I to już są widoki, które są stricte do zaprojektowania do oprogramowania. W ramach tych informacji są już dane, które trzeba zbierać, trzeba przekazywać. Tak narysowana, tak zaprojektowana pajęczyna informacji staje się częścią załącznika do umowy, który tak naprawdę opisuje całość projektu, ponieważ jest ona najbardziej szczegółowa. Te warsztaty w różnych projektach mają różny czas trwania. Czasami udaje się zrealizować je powiedzmy w ciągu 4 godzin, a czasami jest potrzebny nawet 16 czy 20 godzin. W takim przypadku rozkładamy całe warsztaty na kilka spotkań, podczas których wielokrotnie wracamy do pewnych elementów, pogłębiamy pewne ustalenia, podsumowujemy. Mogą się w trakcie rozmów pojawić pewne niewiadome, pewne rzeczy wymagające dalszych uzgodnień wewnątrz Waszej firmy. No więc jest też ten taki czas właśnie na konsultacje wewnątrz projektowe, u was, wewnątrz projektowe, u nas, tak żeby zaproponować i wypracować najlepsze rozwiązania, które na koniec de facto pozostaje tylko zaprojektować graficznie i oprogramować już bez potrzeby przemyśleń logicznych. Czy cała koncepcja się spina, czy wszystko ma ręce i nogi, czy wszystko ze sobą będzie współgrało? Po tym etapie warsztatowym otrzymujecie oczywiście zawsze dostęp do makiety, do makiety, do dashboardu, który razem na takich spotkaniach stworzyliśmy, tak, żebyście mieli czas zobaczyć, czy na pewno wszystko to, co tam jest opisane, to jest to, co jest Wam potrzebne, czy nic nie umknęło, Czy ten projekt jest z Waszej perspektywy kompletny, Czy zawiera wszystkie niezbędne informację? Czy zawiera wszystkie niezbędne szczegóły. Najczęściej umawiamy się, że na akceptację takiego flow dajemy sobie tydzień. Wy macie tydzień na przeanalizowanie, czy wszystko jest w porządku, czy wszystko zostało ujęte. Ja mam natomiast około tygodnia na przygotowanie oferty, która już jest finalną ofertą, która jest później również częścią umowy, która jest załącznikiem do umowy. No i jeżeli ta oferta jest w porządku, wszystko jest dla was zrozumiałe, jest jasne, jest rozpisane, pozostaje tak naprawdę przejść do formalności. No i tak naprawdę finalizować współpracę i brać się do roboty. Tak więc jak widzicie, staramy się maksymalnie szybko, na możliwie wczesnych etapach od razu dawać Wam znać, z jakim rodzajem budżetu dany projekt dane przedsięwzięcie się wiąże. Głównie po to, żeby zaoszczędzić Wasz czas. No bo jeżeli macie na coś przewidziany budżet 30 tysięcy złotych, a myślicie o projekcie za 300 tysięcy zł, no to wiadomo, że to się nie zepnie i nie ma sensu robić całej otoczki warsztatowej, wszystkich tych etapów, które łącznie być może potrwają nawet ze 30 godzin, tylko po to, żeby na końcu wam powiedzieć, że to będzie około 300 000 zł, a wypowiedź. Aha, no dobra, trudno, mieliśmy tylko 30. No to nie robimy na razie nie szanując Wasz czas. Na każdym etapie staramy się te widełki na początku szerokie zawężać, zawężać, zawężać aż do konkretnej oferty, która jest załącznikiem do umowy. Gdzie dokładnie wiecie ile projekt będzie kosztował? Ile projekt będzie trwał? W jaki sposób inwestycję finansować? Czy to będą stałe comiesięczne kwoty w okresie trwania projektu, czy dzielimy projekt na różnego rodzaju etapy i wtedy te kwoty są rzadsze, ale większe. To wszystko od razu jest zawarte w ofercie wraz ze wstępnym harmonogramem prac, bo na to nakładamy jeszcze nasz aktualny kalendarz, nasze możliwości, czyli w sumie od kiedy projekt możemy zacząć realizować. A dodatkowo w tym harmonogramie, poza czasem, kiedy możemy zacząć poza okresem trwania projektu, bierzemy pod uwagę jeszcze takie zmienne, jak na przykład świąteczno noworoczna przerwa, którą mieliśmy na przełomie grudnia i stycznia. Takie rzeczy również są brane pod uwagę, żeby później Was nic nie zaskoczyło, tak żebyście mieli jasny harmonogram, kiedy się możecie spodziewać produktu, kiedy będzie on przeznaczony do testów, a kiedy będzie uruchamiany produkcyjnie, a finalnie kiedy i ile czasu będzie trwał tak zwany okres stabilizacji, czyli kiedy już system działa produkcyjnie, kiedy korzystają z niego użytkownicy, a my wdrażamy poprawki, zmiany, które wyszły właśnie w tym pierwszym okresie. Z reguły to jest pierwszy miesiąc użytkowania nowego systemu, sklepu czy strony. Mam nadzieję, że opisany przeze mnie flow jest jasny, przystępny dla użytkowników, dla naszych kontrahentów i przyjemny w odbiorze, jeżeli ktoś z Was już go przeszedł. Natomiast jeżeli macie jakiś pomysł, czego w nim brakuje? Jak go usprawnić albo czego jest za dużo dajcie znać w komentarzu. No bo jeżeli coś można zrobić lepiej, no to dlaczego by nie spróbować? Być może to i poprawi mój. Jak to jest performance leadów czy coś takiego, nie pamiętam jak to się nazywało. Nieważne. Jeżeli będziemy w stanie tylko zrobić coś lepiej, no to oczywiście bardzo chętnie spróbujemy tak, żeby ta współpraca z nami była jeszcze lepsza, komunikacja jeszcze bardziej przejrzysta, a wyceny jeszcze częściej akceptowane przez potencjalnych klientów. Jeżeli macie projekt, który chcecie wycenić, wejdźcie na PCLab.pl, przeklikajcie wycenić swój projekt w prawym górnym rogu. Na każdej podstronie jest widoczny wyślijcie zapytanie i wpadamy wtedy w nasz lejek projektowy. Przechodzimy przez wszystkie etapy i na końcu spotykamy się na współpracy nad wspólnym projektem. Tyle z dzisiaj. Śnieżnego Piątku i widzimy się za tydzień. Trzymajcie się! Cześć!
