Większość firm natrafia na pomysł zewnętrznych usług informatycznych, gdy wewnętrzny dział IT dochodzi do granic możliwości czy też wiedzy, wpada na pomysł skorzystania z zewnętrznych usług informatycznych. Dlaczego tak późno sięga się po zewnętrzne usługi informatyczne lub zewnętrzne rozwiązania informatyczne? Często z braku znajomości firm o takim profilu i bezpodstawną obawą przed jakością świadczonych usług.
Zacznijmy od podstaw. Outsourcing informatyczny polega na delegowaniu prac związanych z projektami IT do podmiotów zewnętrznych
Krok pierwszy to określenie zakresu obsługi IT w Twojej firmie, która zostanie przekazana pod zewnętrzny zespół specjalistów. Oczywiście, zakresem może być jednorazowa usługa z kategorii systemy informatyczne lub wielomiesięczne stałe wsparcie infrastruktury IT firm.
Kolejnym krokiem jest poznanie oferty dostępnych rozwiązań - zarówno na polskim rynku, jak i u zagranicznych przyjaciół. Najważniejsze, aby na tym etapie wybrać doskonałe rozwiązanie, które będzie inne zależnie od specyfiki firmy i okresu rozwoju na jakim się znajduje.
Najczęściej poszukiwania zaczynają się od wyszukania w google fraz takich jak: 'outsourcing it', 'usługi it', 'outsourcing usług it' lub po prostu 'firma outsourcingowa' jako wyraz chęci porozmawiania ze specjalistą, który pomoże lepiej zrozumieć i zaplanować proces jakim jest outsourcing IT. Jeżeli trafiłeś do nas właśnie w taki sposób daj nam znać, że nasza praca i zrozumienie najnowszych technologii działa. Zadzwoń, skorzystaj z formularza kontaktowego na stronie lub wstępnie wyceń swój projekt.
Przed Tobą największe wyzwanie w postaci określenia dokładnych warunków wsparcia technicznego, tak aby na koniec konkretnego projektu lub stałej współpracy w postaci administracji obie strony były zadowolone. Oczywiście możemy przez ten etap przejść wspólnie, aby przed podjęciem kluczowych decyzji mieć pewność, że obrany został najlepszy kierunek. Nasza konsultacja jest zawsze bezpłatna.
W tym aspekcie nie ma granic. Są firmy, które chętnie przejmą Twoje obowiązki takie jak helpdesk IT, czy ciągły monitoring baz danych lub backup danych. Ważne jest abyś czuł, że firma outsourcingowa dba o dobro Twojej firmy jak o swoje własne. Zaufanie w outsourcingu IT to najistotniejsza kwestia. Jeżeli masz pewność, że w ramach outsourcingu IT otrzymasz wysokiej klasy specjalistów - będziesz spał spokojnie.
Najbardziej popularne kategorie dotyczą dwóch obszarów: najnowszych technologii lub zadań, na które składa się utrzymanie infrastruktury IT. Mamy więc w koszyku usług IT coś dla dużych przedsiębiorstw, średnich przedsiębiorstw oraz małych i średnich firm rodzinnych. Zarządzanie bazami danych, zarządzanie siecią komputerową lub całą infrastrukturą informatyczną, to dopiero początek listy. Projektowanie systemów informatycznych dedykowanych lub platform marketplace to zaledwie jej połowa. Wszystko nad czym teraz się zastanawiasz, również może dołączyć do naszej kolejki realizacji zadań.
Rozróżniam trzy podejścia do tego zagadnienia:
Pierwszym jest bodyleasing, czyli wynajem pracownika na określony czas. Taka zewnętrzna obsługa IT odbywa się najczęściej jako outsourcing lokalny, bezpośrednio w Twoim dziale IT. Oczywiście taka umowa może być realizowana jako outsourcing zdalny. W każdym przypadku pamiętaj że umowę podpisujesz z pracodawcą leasingowanego "ciała". Możesz więc spotkać się z jego nagłą wymianą na inną osobę, jeżeli jego pracodawca podejmie taką decyzję.
Kolejnym rodzajem usługi jest przekazanie obszaru kompetencji, gdzie firma zewnętrzna obejmuje swoją opieką obszar, w którym czuje się najmocniejsza w swojej dziedzinie. Może być to na przykład platforma e-commerce lub dedykowany system logistyczny, który współpracuje z infrastrukturą informatyczną oraz pionem IT jaki już w organizacji istnieje.
Ostatnią formą pod jaką działa outsourcing IT, jest potraktowanie firmy outsourcingowej jak własny dział IT. Taka obsługa informatyczna zapewnia ciągłość funkcjonowania firmy w każdych warunkach - ale do tego przejdźmy w dziale Zalety outsourcingu IT.
Zanim omówimy zalety, przyjrzyjmy się wadom. Po co zachwycać się jaka to piękna usługa, skoro może mieć cechę, która od razu ją skreśla w Twojej organizacji?
Główną obawą przy outsourcingu IT jest pozostawienie kompetencji w firmie partnera, a nie budowanie własnych. Najbardziej jest to widoczne przy bodyleasingu.
Drugą w kolejności obawą, z którą często się spotykam jest przed powierzeniem newralgicznych elementów (np. administracja serwerami) ludziom, do których nie można w ciągu kilkunastu sekund podejść. Niby dziwna rzecz w świecie telefonów i wideokonferencji, jednak jest to często poruszany problem wśród szefów i dyrektorów, którzy preferują szybki i bezpośredni kontakt.
Ostatnią najczęściej poruszaną wadą są.... koszty outsourcingu IT. Wpisałem je na listę wad prowokacyjnie, bo moim zdaniem zasługują przynajmniej na osobny wątek - będzie on w jednym z kolejnych działów - Ile kosztuje outsourcing IT.
Teraz kilka plusów, zaczynając od tego że usługi IT lub outsourcing IT zapewniają redukcję kosztów. Jeżeli nie wierzysz, to pomyśl dlaczego tak wiele firm chętnie korzysta z tego rozwiązania. Obniżenie kosztów jest na pierwszym miejscu powodów wejścia w zewnętrzne wsparcie informatyczne.
Mniej oczywistym profitem jest dostęp do najnowszych technologii. Jeżeli firma oferująca outsourcing IT ma wielu klientów w różnych branżach, ilość zadań jakie realizuje jest liczona w setkach miesięcznie lub tygodniowo. Umiejętności jakie taki softwarehouse pozyskuje pozwalają jednocześnie zapewnić indywidualne podejście do danego projektu, ale czerpać z doświadczeń międzybranżowych. Przy odpowiednim doborze firmy będącej rzetelnym partnerem, outsourcing IT poszerzy Twój dział IT o zasoby mogące realizować zadania związane z obszarami poza macierzystymi kompetencjami firmy.
W naszym przypadku często obserwujemy wielkie poruszenie w organizacji, że to jest aż tak proste. Umawiamy się na cotygodniowe statusy podsumowujące, planowanie prac oraz transparentną współpracę.
Takie pytania są najlepsze, bo odpowiedź brzmi 7.
To oczywiście branżowy żart, bo w tym wypadku musi paść najbardziej znienawidzone przez wszystkich stwierdzenie: to zależy.
Jeżeli oczekujesz tylko doglądania czy Twój system lub strona internetowa działa i mieści się w parametrach może być to 7-stów. Jeżeli oczekujesz zaangażowania kilku osób może być to 7 tysięcy. Jeżeli potrzebujesz całego działu lub nawet skrzydła specjalistów może być to 7-dziesiąt lub 7-set.
Istotniejsze jest policzenie ile na outsourcingu IT oszczędzasz. Porównując koszty outsourcingu IT z kosztem zatrudnienia należy pamiętać że do obsługi informatycznej nie potrzebujesz jedynie człowieka, ale również odpowiedniego wyposażenia go w narzędzia: komputer lub laptop, oprogramowania na którym będzie pracował, przestrzeni w biurze oraz co najważniejsze - musisz go zrekrutować, a co za tym idzie opłacić rekrutera. Rekruter będzie drogi, bo stanie przed nim nie łatwe zadanie - będzie musiał wyrwać specjalistę z innej organizacji.
Następnie powtórz proces rekrutacji i pomnóż kalkulację przez potrzebne kompetencje: specjalisty z zakresu baz danych, backend dewelopera, frontend dewelopera, projektanta / grafika / UXa, kodera. Przydałby się również leader zespołu, który będzie fullstackiem (fullstack to najczęściej programista, posiadający kompetencje w każdym z powyższych obszarów). Policz uczciwie, ile taka profesjonalna obsługa it wewnątrz firmy kosztuje... a nie doszliśmy jeszcze do kwestii zastępstw w przypadku urlopów czy zwolnień lekarskich.
Ostatnim elementem, który może wpłynąć na ciągłość funkcjonowania firmy czy ciągłość działania produkcji jest rotacja pracowników, którzy w każdej chwili mogą zdecydować się na zmianę pracodawcy na terenie Polski, Europy lub świata - żyjemy w końcu w globalnej wiosce. Natomiast ciężko znaleźć przypadki gdzie outsourcing IT pojawia się w kontekście Klient porzuconego przez usługodawcę.
Rozliczenia najczęściej odbywają się w postaci abonamentu, który regulujesz według potrzeb w swojej dziedzinie - zależnie od okresu przy biznesie sezonowym lub dostępności produktów przy działalności sprzedażowej. Oczywiście przy zleceniu prac projektowych, możliwe są inne typy rozliczeń - ratalny lub etapowy
Ja doszedłem do takiego wniosku, że nie stać mnie na życie bez usługi outsourcingu, a Ty?
Outsourcing lub obsługa informatyczna to dla Twojej firmy szansa w której możesz pozyskać maksymalne korzyści w postaci dostępu do wiedzy i doświadczenia swojego partnera. Taka współpraca to również skuteczna ochrona przed utratą kompetencji wraz z rotacją kadry - backup danych Twojego know-how jest zawsze dostępny.
W ocenie naszych wieloletnich partnerów outsourcing to świetne rozwiązanie niezależnie od prowadzonego biznesu, obsługiwanych firm, czy świadczonych usług. Jeżeli jesteś ciekaw jak łączymy doświadczenie zdobyte na obsłudze systemu transakcyjnego kantorów np. z systemami zarządzania transportem i logistyką - skontaktuj się ze mną telefonicznie lub poprzez formularz - chętnie opowiem jak wiele pozornie niepowiązanych ze sobą usług z różnych firm i branż łączy się w nasze doświadczenie, którym chętnie się dzielimy.
Niebawem powstanie również wpis jak zewnętrzny dział IT wpływa na pracowników wewnątrz firmy i jak zarządzić wprowadzaną zmianą, aby była możliwie efektywna (a nie efektowna). Pamiętaj, że dla różnych ludzi taka zmiana w organizacji może pokazać różne oblicza. Jedni będą się cieszyć ze zmniejszenia obowiązków, inni będę się bać iż zostaną zastąpieni, a jeszcze inni będą odczuwać ekscytację widząc perspektywę nowych pomysłów, usprawnień i rozwoju firmy.
Świadczymy nasze usługi na terenie Polski oraz za granicą. W naszych realizacjach nie brakuje ani firm, ani instytucji, ani osób prywatnych. Nasza obsługa informatyczna sprawdziła się u Twojej konkurencji.
Skontaktuj się z nami, a otrzymasz bezpłatną konsultację. Jeżeli będziesz zainteresowany dalszą współpracą dojdziemy do etapu jakim jest przesłanie oferty drogą elektroniczną oraz podpisanie umowy i realizację wspólnego projektu IT.
