Istnieje wiele metod zarządzania projektami, w których powstają aplikacje mobilne, systemy dedykowane, sklepy internetowe lub inne oprogramowanie. Firmy programistyczne pracując na co dzień z nowoczesną technologią chętnie wprowadzają je w kontaktach z klientem. Jedną z metod w zarządzaniu projektami jest kickoff meeting, czyli spotkanie startowe. W niniejszym artykule dowiesz się czym jest i jak przeprowadzić kick off meeting.
Kickoff meeting jest metodą zarządzania projektami, najczęściej odnoszącymi się do branży informatycznej i programistycznej. Tworzenie nowego oprogramowania IT to zazwyczaj złożone, skomplikowane projekty, nad którymi pracują specjaliści IT z różnych dziedzin - m.in. programiści specjalizujący się w różnych językach programowania, koderzy, testerzy, graficy, specjaliści od UI/UX oraz często w projekcie konieczny jest wkład project managera lub product ownera. Takie projekty dodatkowo są czasochłonne - trwają od kilku do kilkunastu miesięcy. Jednocześnie branża programistyczna bardzo dynamicznie się zmienia, więc nie każdy klient może być na bieżąco z możliwościami technologicznymi czy rozwiązaniami, które są obecnie stosowane. To wszystko sprawia, że firmy programistyczne bardzo chętnie korzystają z wszelkich metod zarządzania projektami. Takie podejście pozwala na lepszą współpracę oraz wymianę informacji.
Kickoff meeting jest jedną z technik w zarządzaniu projektem, znaną także jako spotkanie inaugurujące lub startowe. To pierwsze spotkanie zespołu projektowego z klientem zlecającym wykonanie oprogramowania. Klient ma możliwość poznać cały zespół zaangażowany w zlecenie.
Podczas spotkania inauguracyjnego członkowie zespołu firmy programistycznej poznają założenia oraz cele projektu, a także wymagania i oczekiwania klienta. Osoby zaangażowane z software house'u będą mogły zadawać pytania oraz przedyskutować swoją rolę i zakres obowiązków. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie znał zakres projektu, co zdecydowanie ułatwi im pracę.
Podczas ustalania daty spotkania kickoff meeting najlepiej zaproponować termin po podpisaniu umowy, ale przed przystąpieniem do prac. Czas trwania takiego spotkania zależy w dużej mierze od złożoności zaplanowanych prac, ale także kultury organizacyjnej firmy programistycznej oraz firmy zlecającej projekt. W jednym przypadku będzie to szybkie, konkretne spotkanie trwające nie dłużej niż godzinę, w innym 3-4 godzinna narada z poczęstunkiem.
Spotkanie poświęcone omówieniu jednego, konkretnego projektu sprawi, że interesariusze poczują się wysłuchani, a jednocześnie programiści utwierdzą klienta w przekonaniu, że wybrał odpowiednią i rzetelną firmę. Możliwość porozmawiania i podzielenia się swoimi obawami z obu stron jest ważne w projekcie i wpłynie na wzajemne zrozumienie podczas wykonywania zadania.
Z drugiej strony brak takiego spotkania może powodować trudności podczas pracy na różnych jej etapach. Omówienie najważniejszych kwestii oraz czas na zadawanie pytań sprawi, że uniknie się nieścisłości w oczekiwaniach czy nawet wizji efektu końcowego.
Spotkanie startowe powinien przeprowadzić project manager wyznaczony do tego projektu. Przed rozpoczęciem spotkania kickoff ważne jest ustalenie harmonogramu, który wyznaczy kierunek całego wydarzenia. Agenda umożliwi prowadzenie spotkania w spójny, harmonijny sposób, unikając niepotrzebnego chaosu. Dobrym pomysłem jest przesłanie agendy do osób obecnych na spotkaniu, aby mogły się odpowiednio przygotować. Sposób prowadzenia kick off meeting wpłynie na wizerunek firmy programistycznej, a dzięki trzymaniu się harmonogramu będzie postrzegana jako zorganizowana i poukładana.
Project manager powinien powitać wszystkich oraz rozpocząć przedstawienie członków zespołu projektowego. Następnie każdy z zespołu osobiście opowiada w czym się specjalizuje, oraz wstępnie opisuje zakres działań przydzielonych mu w projekcie w kontekście swoich umiejętności. Przedstawienie członków zespołu związanych z nowym projektem sprawi, że klient przedstawiając swój projekt będzie wiedział do kogo zwracać się z pytaniami w danym obszarze.
Klient zlecający projekt powinien mieć czas, aby osobiście omówić wizję produktu IT, który zamawia. To jest czas na przedstawienie celów i założeń projektu, ale też bardziej szczegółowych informacji takich jak kryteria sukcesu, docelowi odbiorcy oraz sposób działania oprogramowania. Bardzo ważne jest to, aby uczestnicy wiedzieli do kogo kierowany jest projekt - czy jest to system do wewnętrznego zarządzania firmą przez pracowników, a może aplikacja na telefon dla młodzieży. Określenie docelowych użytkowników jest kluczowe w kontekście powodzenia projektu. Podczas spotkania muszą zostać dokładnie opisane funkcjonalności systemu, aplikacji czy sklepu internetowego. Kiedy cały zespół słyszy z ust klienta o jego celach i oczekiwaniach, później wszyscy pracują w zgodzie z jego wizją. Dodatkowo taki zabieg pozytywnie wpływa na motywację zespołu.
Kolejny etap spotkania to prezentacja przygotowana przez firmę programistyczną. Należy tutaj przedstawić techniczny zakres projektu, czyli omówienie jakie zadania są do wykonania przez poszczególnych uczestników i jakie narzędzia będą do tego wykorzystane. Warto uwzględnić cały plan projektu i przedstawić ustalony harmonogram prac. Zespół projektowy powinien przygotować odpowiedzi na pytania związane z organizacją pracy oraz krokami działania.
W tym miejscu można opisać, w jaki sposób pracuje się w danym software house uwzględniając kanały komunikacji oraz sposób komunikowania się z klientem lub członków zespołu między sobą.
Podczas przedstawiania prezentacji mogą narodzić się pytania, obawy i nieścisłości ze strony uczestników spotkania. To doskonały moment na zadanie pytań oraz dyskutowanie na temat zaproponowanych rozwiązań. Każda z osób obecnych na spotkaniu może podzielić się swoimi uwagami, sugestiami czy opiniami. Rozwianie wszelkich wątpliwości oraz rozwiązanie problemów, które specjaliści widzą z własnego doświadczenia już na tym etapie, pozwoli wyeliminować ewentualne przeszkody w przyszłości.
Gdy nie ma więcej pytań od uczestników, project manager podsumowuje całe spotkanie oraz ustalenia w zakresie kolejnych kroków realizacji projektu. Jeżeli projekt równolegle prowadzi się zgodnie z metodą zarządzania Agile (o czym więcej przeczytasz tutaj), to należy od razu wyznaczyć termin kolejnego spotkania. Warto wysłać podsumowanie w formie tekstowej, w zbiorczej wiadomości e-mail, w której będą załączeni wszyscy uczestnicy spotkania. Pozwoli to wrócić do ustaleń na każdym etapie projektu.
Organizując pierwsze spotkanie członków zespołu na początku projektu i planując jego przebieg, należy zadbać, aby zostały spełnione cele wszystkich uczestników.
