Zastanawiasz się, co to jest ERP? Jakie są charakterystyczne funkcje systemu ERP? A może masz już podstawową wiedzę, ale próbujesz się dowiedzieć, jaki system ERP wybrać dla swojej firmy? W poniższym artykule pomożemy Ci poznać odpowiedzi na powyższe pytania oraz wybrać odpowiednie rozwiązanie dla Twojego biznesu.
System ERP (Enterprise Resource Planning) jest to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania firmą. Według definicji oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa.
ERP to tak naprawdę zbiór mniejszych programów/modułów, które są ze sobą powiązane (głównie poprzez wspólną bazę danych).
ERP zazwyczaj składa się z wielu różnych funkcji, które wspólnie pozwalają całościowo organizować pracę firmy. Podstawowymi modułami, które znajdziemy w większości systemów ERP są:
Warto zaznaczyć, że nie zawsze konieczne jest wdrażanie każdego z nich - wszystko zależy od branży, w której mają one mieć zastosowanie i rzeczywistych potrzeb firmy.
Standaryzacja danych – choć wydaje się to drobnym usprawnieniem, to często problematycznym do zrealizowania, jeśli korzystamy z kilku różnych systemów. Natomiast profity z jego zastosowania mogą być znaczące.
Automatyzacja procesów – każdej firmie zależy na tym, żeby pracownicy poświęcali jak najmniej czasu w swojej pracy na zadania, które „komputer” może wykonać szybciej i dokładniej. Dzięki temu mogą poświęcić swój czas na zajęcia, których żadne oprogramowanie nie zastąpi – np. kreatywne tworzenie nowych rozwiązań lub indywidualne podejście do klienta.
Ułatwienie codziennej pracy – zrezygnowanie z wielu systemów na rzecz jednego potrafi zwiększyć produktywność i zmniejszyć nieproduktywny czas pracy pracowników. Nie chodzi tylko o konieczność logowania się do 3-4 różnych systemów, ale też korzystania z nich. Każdy ma inny interfejs, moduły, działanie. Może się to wydawać drobną niedogodnością, ale warto zasięgnąć opinii osoby, która na co dzień z nich korzysta albo przyjrzeć się procesowi szkolenia nowego pracownika, który od zera musi zdobyć wiedzę o działaniu systemów w firmie.
Szybki przepływ danych – dzięki przechowywaniu wszystkich informacji w obrębie jednej bazy danych/jednego systemu skraca się proces ich przekazywania.
Integracja z zewnętrznymi systemami - systemy ERP charakteryzują się tym, że łatwo je połączyć z innymi zewnętrznymi programami.
Rozwiązanie skalowalne i modułowość – możliwość rozwijania wprowadzonego systemu o kolejne funkcjonalności oraz powiększania obecnych wraz z wzrostem potrzeb.
Powyższe rozwiązania są uniwersalne i warto się zastanowić, jak ich implementacja mogłaby pomóc poszczególnym działom w firmie.
Nie ma jednej, prostej odpowiedzi na to pytanie. Jeśli firma ma na swojej stronie informację „Wiemy, jaki system ERP wybrać. Nasz system ERP będzie najlepszy dla Twoich potrzeb.”, to jest to puste hasło marketingowe.
Jakie problemy ma rozwiązać ERP? Jakie są mocne strony Twojego biznesu? Czy zależy Ci na ich jeszcze większej ekspozycji? Czy może ważniejsze jest zniwelowanie wad, które u siebie widzisz?
W zależności od specyfiki branży potrzebne są inne rozwiązania. Inne potrzeby ma firma, która ma wąską strukturę, jest względnie „młoda”, a inne przedsiębiorstwo, w którym istnieją wieloletnie przyzwyczajenia.
Najważniejsza jest analiza potrzeb i wykorzystanie odpowiednich narzędzi, żeby osiągnąć założone cele. Błędem byłby wybór systemu ERP, a w dalszej kolejności zastanawianie się, jak go można zastosować. Może się wtedy okazać, że wybrane oprogramowanie ma wiele przydatnych funkcjonalności, ale w naszym przypadku są one całkowicie niepotrzebne. Natomiast brakuje innych rozwiązań, które uznaliśmy za oczywiste, bo mieliśmy je w starym oprogramowaniu.
System ERP składa się z wielu modułów, każdy z nich jest inny, dotyczy innego obszaru. Przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z szefami poszczególnych działów oraz najważniejszymi pracownikami w tych działach. W końcu inne potrzeby/problemy w codziennej pracy będzie miał pojedynczy handlowiec, który pozyskuje klientów, a inne osoba, która zarządza całą grupą handlowców i raportuje dane. W trakcie analizy może się okazać, że w tym momencie nie warto na siłę zmieniać obecnego systemu kadrowo-płacowego na nowy moduł w systemie ERP i lepiej do tego tematu wrócić za rok.
Bardzo często pomocne jest też spojrzenie osoby z zewnątrz, która będzie miała świeże podejście i będzie mogła przeanalizować problemy z nieco dalszej perspektywy.
Jeśli masz wątpliwości - skontaktuj się z nami, postaramy się pomóc i podpowiedzieć odpowiednie rozwiązanie. Być może w Twojej firmie sprawdzi się rozwiązanie pudełkowe, a być może okaże się ono niewystarczające albo wręcz przeciwnie – zbyt rozbudowane względem Twoich potrzeb i lepszy będzie dedykowany system ERP.
